Работодатель на УСН и наемные работники

Организациям на общей системе налогообложения посвящено много статей. Это справедливо потому, что ОСН является более сложным налоговым режимом. Тем не менее в отношении найма на работу и уплаты взносов с фонда оплаты труда (ФОТ) упрощенная система налогообложения (УСН) мало чем отличается от ОСН, а работ на эту тему меньше. В статье мы рассмотрим организационную процедуру и налоговые аспекты приема на работу агентами, находящимися на УСН, наемных работников. Особенно подробно будут рассмотрены аспекты приема на работу для работодателя – физического лица, платящего страховые взносы (ИП).

Статья 20 Трудового кодекса РФ устанавливает, что работодателем является физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником. При этом для целей ТК РФ работодателями признаются в том числе и физические лица, зарегистрированные в установленном порядке в качестве ИП и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. Следовательно, предприниматель, имеющий наемных сотрудников, обязан исполнять все требования трудового законодательства, в том числе и оформлять документацию, связанную с исполнением данной обязанности, независимо от формы налогообложения.

 

Согласно ст. 56 ТК РФ главным документом, служащим основанием для возникновения трудовых отношений, является трудовой договор, который составляется в письменной форме и подписывается работником и работодателем (предпринимателем). Требования к содержанию трудового договора определены статьями 57, 303 и 305 ТК РФ.

 

При приеме на работу работник должен предъявить документы, указанные в ст. 65 ТК РФ:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  • справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

До подписания трудового договора работодатель в соответствии с абз. 3 ст. 68 ТК РФ обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (если он имеется).

 

Подписанный сторонами трудовой договор является основанием для издания приказа (форма Т-1) о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ) . Сведения о приеме на работу вносятся в трудовую книжку работника в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Также работодатель должен вести личную карточку (форма Т-2).

 

Полный перечень документов, оформляемых в связи с трудоустройством, привести невозможно, потому что в трудовой деятельности работника может возникнуть множество ситуаций. Однако это те же документы, которые заполняют организации на ОСН: приказы о предоставлении отпуска (ст. 114 и 123 ТК РФ), переводах (ст. 72.1 ТК РФ), направлении в служебную командировку (ст. 166 ТК РФ), наложении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ), прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ); соглашения об изменении условий трудового договора (ст. 72 ТК РФ); договор о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ); табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ). Также работодателем могут утверждаться документы, регулирующие трудовые отношения, носящие не индивидуальный, а общий характер. Так, например, с учетом мнения профсоюзного органа (при его наличии) утверждаются локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), графики отпусков (ст. 123 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ), правила и инструкции по охране труда для работников (ст. 212 ТК РФ) и так далее.

 

Следует отметить, что работодатели на УСН, как и работодатели на ОСН, могут заключать трудовые и гражданско-правовые договоры. Однако с рядом работников (бухгалтером, продавцом, кассиром, заведующим складом и т.п.) гражданско-правовой договор заключить не получится. Для этого существует несколько причин.

 

Во-первых, по гражданско-правовому договору работник выполняет определенные действия по заданию работодателя и обязан обеспечить результат, оговоренный в гражданско-правовом договоре, не подчиняясь при этом правилам внутреннего трудового распорядка организации. Поэтому в договоре гражданско-правового характера вносить формулировку, подобную такой: «лицо обязано соблюдать внутренний трудовой распорядок предприятия», строго запрещено, иначе это может повлечь за собой переквалификацию гражданско-правового договора в трудовой.

Во-вторых, оформленный по трудовому договору работник занимает подчиненное положение по отношению к работодателю, в то время как при гражданско-правовых отношениях работник и работодатель равноправны.

 

В-третьих, если при оформлении с помощью трудового договора работник выполняет определенную трудовую функцию, регулируемую внутренними должностными инструкциями, то при оформлении посредством гражданско-правового договора он ориентирован на получение конкретного овеществленного результата от выполненных работ или оказанных услуг.

Наконец, в таком договоре заинтересован прежде всего сам ИП и директор ООО, так как в случае необходимости заключения договора о полной материальной ответственности (иначе предъявлять претензии по недостаче будет некому) его можно заключить только с работниками, работающими по трудовым договорам.

 

Итак, гражданско-правовые договоры (договор подряда, оказания услуг, авторского заказа) заключаются обычно при разовых работах либо при работах, выполнение которых не требует соблюдения внутреннего трудового распорядка (например, соблюдения режима рабочего времени), поэтому для многих категорий сотрудников они не подойдут.

 

Если был заключен гражданско-правовой договор там, где должен был быть заключен трудовой, то по решению суда он может быть переквалифицирован в трудовой договор. Это повлечет за собой выплату работодателем заработной платы, включение сотрудника в штат, оплату морального вреда, причиненного работнику, и судебных издержек. При этом работодателю также придется доначислить налоги и пени, накопившиеся за период неуплаты.

 

Работодатель на УСН и наемные работники

Индивидуальный предприниматель или директор общества с ограниченной ответственностью может работать один, а может нанять по трудовым или гражданско-правовым договорам других физических лиц.

 

Необходимо помнить, что договор заключать с работником необходимо во всех случаях выполнения трудовых обязанностей. Даже если работник принимается на испытательный срок на один-два месяца, он должен оформляться на работу по трудовому договору. При этом, даже если в нарушение требований законодательства договора в письменном виде не будет, договор считается заключенным с того момента, когда работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя (ст. 67 Трудового кодекса РФ).

 

Заключение первого трудового договора обязывает ИП встать на учет в качестве страхователя-работодателя в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования и получить регистрационные номера, необходимые для оплаты взносов (ООО встают на учет как работодатели сразу после регистрации в налоговой инспекции). Список документов, необходимых для постановки на учет, лучше спрашивать в своих отделениях фондов. Но как минимум один документ необходим – сам трудовой договор, доказывающий, что ИП стал работодателем.

 

Обратите внимание! Заключение первого гражданско-правового договора на оказание услуг, выполнение работ или авторского заказа также обязывает ИП встать на учет как страхователь-работодатель, но только в Пенсионный фонд, поскольку взносы в ФСС с таких договоров не уплачиваются.

 

Отказ от регистрации в качестве плательщика взносов в ПФР влечет за собой взыскание штрафа в размере 10 процентов причитающихся со дня государственной регистрации или получения лицензии (для граждан, осуществляющих лицензируемые виды деятельности) к уплате страховых взносов в ПФР. При этом отказом считается непредставление плательщиком заявления о регистрации и необходимых документов по истечении месяца после его письменного уведомления или регистрации. Санкции применяются за весь период ведения финансово-хозяйственной деятельности (п. 77, 78 Инструкции о порядке уплаты страховых взносов в ПФР, утвержденной Постановлением Правления ПФ РФ от 11.11.1994 № 258 «Об утверждении инструкции о порядке уплаты страховых взносов работодателями и гражданами в Пенсионный фонд Российской Федерации»).

 

Пенсионный фонд должен выдать ИП «Извещение о регистрации в территориальном органе Пенсионного фонда РФ страхователя – физического лица, производящего выплаты в пользу физических лиц».

 

В Фонде социального страхования РФ надо зарегистрироваться в течение 10 дней с момента заключения первого трудового договора (п. 6 Приказа Минздравсоцразвития № 959н от 07.12.2009 «О порядке регистрации и снятия с регистрационного учета страхователей и лиц, приравненных к страхователям»). Штраф за непостановку на учет составит 5 тыс. рублей, если ИП просрочил регистрацию на 90 дней, или 10 тыс. рублей, если ИП регистрируется позже.

 

Документы, которые выдаст ФСС: «Извещение о регистрации в качестве страхователя» и «Уведомление о размере страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

 

До 6 октября 2006 года ИП были обязаны регистрировать заключаемые трудовые договоры в органах местного самоуправления и не имели права делать записи в трудовых книжках. Теперь их уравняли в правах с юридическими лицами, отменили регистрацию договоров (обязательность регистрации осталась только для физлиц, не являющихся ИП), ИП получили право вносить записи в трудовые книжки своих работников. Тем не менее попытки незаконного возложения на ИП обязанности регистрации трудовых договоров еще встречаются.

 

Еще раз отмечаем, что ИП не обязаны представлять в ПФ и ФСС все заключаемые ими трудовые договоры и извещать их о расторжении этих договоров. Подобные требования являются самодеятельностью чиновников, и только.

 

С появлением работников у индивидуального предпринимателя появляются дополнительные обязанности и расходы: кадровый учет, обязанности налогового агента по удержанию из выплат работникам НДФЛ, уплата страховых взносов с зарплаты, дополнительная отчетность.

 

Оформление наемных работников у ИП

При заключении трудового договора с работодателем – физическим лицом работник обязуется выполнять не запрещенную законодательством работу, определенную этим договором.

В трудовой договор, заключаемый в письменной форме, в обязательном порядке включаются все условия, существенные для работника и работодателя.

 

Работодатель – физическое лицо должен уплачивать страховые взносы и другие обязательные платежи в порядке и размерах, которые определяются федеральными законами и выполнять другие функции, связанные с документооборотом, трудоустройством (например, делать записи в трудовую книжку и оформлять страховое свидетельство государственного пенсионного страхования для лица, поступающего на работу впервые).

 

Обязанности налогового агента по НДФЛ

Согласно Налоговому кодексу РФ налоговым агентом является лицо, на которое в соответствии с данным кодексом возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему Российской Федерации. ИП и ООО, выплачивающие доходы физическим лицам, являются налоговыми агентами по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) в силу положений статьи 226 НК РФ (кроме некоторых видов доходов, указанных в статьях 214.1, 227, 227.1, 228, 230 НК РФ). Более подробно о НДФЛ можно посмотреть в гл. 23 НК РФ.

 

НДФЛ удерживается непосредственно из доходов физического лица в день выплаты при их фактической выплате. Исключением является заработная плата, НДФЛ с которой исчисляется один раз в месяц, независимо от того, сколько раз в месяц заработная плата выплачивается. Удерживая и перечисляя в бюджет НДФЛ с работников, ИП выступает в качестве налогового агента.

 

Если НДФЛ из доходов физического лица уплатить невозможно (например, выплата производится в натуральном виде), налоговый агент обязан в течение одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.

 

Согласно Налоговому кодексу РФ и Приказу ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц» на каждого работника ведется карточка ф. 1-НДФЛ. И ежегодно не позднее 1 апреля в налоговую сдаются сведения по ф. 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 201_ год», где отражаются доходы и удержанный НДФЛ, а также реестр сведений (справок).

 

Страховые взносы во внебюджетные фонды

В процессе трудовой деятельности работника работодатель должен предоставлять установленные сведения о работниках в государственные органы.

 

Являясь страхователем по отношению к своим работникам, ИП уплачивает взносы в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.

 

С 2010 года уплату страховых взносов на обязательное страхование (кроме взносов по производственному травматизму и профзаболеваниям) регулирует Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». Уплата взносов по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (сокращенно – НС и ПЗ) регулируется Федеральным законом от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

 

В ФСС уплачивают страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в размере 2,9% от ФОТ и взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, тариф для которых определяется в зависимости от класса профессионального риска (в фонде вам его назначат и выдадут «Уведомление о размере страховых взносов…»). Отчетность по начисленным и уплаченным взносам, а также произведенным расходам на выплату пособий, утвержденную фондом, представляется в филиалы ФСС ежеквартально не позднее 15-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом (форма 4-ФСС).

 

Пенсионный фонд РФ (ПФ РФ). В соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ» (далее – Закон № 167-ФЗ) работающие по трудовому договору граждане РФ подлежат обязательному пенсионному страхованию. ИП и ООО, производящие выплаты физическим лицам по трудовым договорам, являются страхователями и обязаны предоставлять в территориальные органы ПФ РФ документы, необходимые для ведения индивидуального (персонифицированного) учета, а также для назначения (перерасчета) и выплаты обязательного страхового обеспечения (п. 1 ст. 6, п. 2 ст. 14 Закона № 167-ФЗ).

 

В ПФ РФ уплачиваются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование по ставке 26% от ФОТ. Для лиц 1966 года рождения и старше они поступают на страховую часть, для лиц 1967 года рождения и моложе 20% поступают на страховую часть и 6% – на накопительную. Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование представляется в органы Пенсионного фонда РФ в срок не позднее 15 числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом. Форма расчета утверждается Пенсионным фондом. По страховым взносам в Пенсионный фонд сдается также персонифицированная отчетность. С 2011 года персонифицированная отчетность сдается ежеквартально. Срок представления такой же, как и у формы РСВ-1. С 2011 года взносы на обязательное медицинское страхование, составляющие 5,1% от ФОТ, сдаются также в ПФ РФ, при этом 3,1% уплачиваются в федеральный фонд, а 2,0% – в территориальный.

 

В статьях 9, 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» приведен перечень сведений, которые работодатель должен предоставлять в ПФ РФ. Формы документов, по которым эти сведения предоставляются, утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 № 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению».

 

В заключение отметим, что Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» распространяется только на организации (на ИП не распространяется). Поэтому всякие там графики отпусков, приказы о приеме на работу и пр. для ИП необязательны. Впрочем, у налоговой и трудовой инспекции может быть другое мнение. Если ИП планирует иметь много наемных работников, то все-таки стоит завести полноценный отдел кадров, хотя бы для упорядочения информации, тогда как для ООО иметь сотрудника, отвечающего за отдел кадров, обязательно.

 

Поделитесь статьей в социальных сетях:

Поделиться в twitter
Twitter
Поделиться в vk
VK
Поделиться в odnoklassniki
OK
Поделиться в telegram
Telegram

Читайте также:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *