Инвентаризация в салоне красоты

Понятие «инвентаризация» знакомо всем. Мы часто делаем «инвентаризацию» своего кошелька, холодильника и шкафов. Многим из нас даже приходилось принимать участие в проведении инвентаризации на работе. Помните кадры из фильма «Служебный роман»? «Стул №… — 1 шт., лампа №… — 1 шт.». Любовь любовью, а инвентаризация — дело святое! Что же такое на самом деле инвентаризация и зачем она нужна?

Инвентаризация — это способ проверки наличия и состояния товарного запаса и материальных ценностей в реальности. Инвентаризация является не только важным мероприятием по проверке материальных ценностей, но и элементом учетной политики любой организации. Согласно пункту 3 статьи 6 Федерального закона № 129_ФЗ, при формировании учетной политики организации должен быть утвержден порядок проведения инвентаризации. Все предприятия независимо от формы собственности должны проводить инвентаризацию ежегодно. Кроме того, знание реальных запасов позволяет правильно вести закупочную деятельность. Не стоит путать инвентаризацию с ревизией. Хотя, по большому счету, эти слова — синонимы, разница лишь в получателях информации. Ревизию проводят различные контролирующие органы (налоговые и финансовые). Ревизия — это проверка финансово_экономической деятельности организаций на предмет соблюдения законов и инструкций, а инвентаризация — это контроль и обследование своей деятельности самой организацией.

Законодательством установлено (Федеральный закон № 129-ФЗ и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ), что организации обязаны проводить инвентаризацию в следующих случаях:

  • когда имущество передается в аренду, выкупается или продается;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • если произошло стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации.

При коллективной материальной ответственности инвентаризация проводится:

  • при смене руководителя коллектива;
  • при выбытии из коллектива более 50% работников;
  • по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Порядок и сроки проведения инвентаризаций в других случаях устанавливает руководитель организации. Он определяет, сколько раз в отчетном году и когда должна проводиться инвентаризация, утверждает перечень инвентаризируемого имущества и обязательств, а также решает вопрос о проведении выборочных проверок. Действующее законодательство не запрещает проводить инвентаризацию в любой удобный для организации день. Однако наиболее целесообразно назначать инвентаризацию на 1-е число месяца, так как именно на эту дату выводится сальдо по всем счетам бухгалтерского учета. Годовая инвентаризация обычно проводится не ранее 1 октября (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ). Как правило, ее назначают на 1 декабря отчетного года. К этому сроку бухгалтер должен успеть подготовить документы для инвентаризационной комиссии, и у него еще хватит времени для внесения исправлений в учет до сдачи годового баланса.

Инвентаризации подвергается всё имущество организации и все виды финансовых обязательств. Проверяется имущество, принадлежащее организации на правах собственности, арендуемое имущество и находящееся на ответственном хранении. В ходе инвентаризации проверяется и документальное подтверждение наличия имущества, а также его состояние. Такая инвентаризация называется сплошной.

В состав имущества входят основные средства (здания, транспортные средства, мебель, оргтехника). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года. Имуществом организации являются также и нематериальные активы (интеллектуальная собственность, программное обеспечение), финансовые вложения (акции, векселя и другие ценные бумаги), запасы, необходимые для производства, товары и денежные средства.

К финансовым обязательствам относятся: кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Все финансовые обязательства должны быть оформлены соответствующими договорами.

По решению руководителя может проводиться выборочная инвентаризация, в ходе которой проверяется какая-либо часть имущества. Это могут быть товарно-материальные ценности, относящиеся к одному материально ответственному лицу или находящиеся в одном месте. Инвентаризация — это достаточно утомительный, требующий времени процесс, но он является неизбежным. Ради инвентаризации неделями не работают магазины, некоторые сотрудники фирм вынуждены уделять ей свои долгожданные выходные дни, другие приходят на работу на два-три часа раньше, кто-то остается на ночь, а владельцам компаний приходится выплачивать премии за сверхурочные работы. Но, к сожалению, никто не выполнит эту тяжелую работу за нас, как нам бы этого ни хотелось. Конечно, можно обогатить какую-нибудь контору, которая возьмется за выполнение этой работы, однако, стопроцентную гарантию за качество ее работы дать не сможет. Так как же правильно провести инвентаризацию, чтобы она не стала обыкновенной формальностью или проверкой честности персонала? Этот процесс обычно делится на несколько этапов.

Этап 1. Подготовительный

Прежде всего, руководитель организации должен установить порядок и сроки проведения инвентаризации. Он определяет, сколько раз в отчетном году и когда должна проводиться инвентаризация, а также решает вопрос о проведении выборочных проверок. Вся эта информация должна быть оформлена в виде распорядительного документа (форма ИНВ-22). Руководитель создает инвентаризационную комиссию. Небольшие компании, а салоны красоты относятся именно к таким, не имеют в своем штате инспектора-ревизора, поэтому комиссия составляется из других сотрудников организации (как правило, это два-три человека). Председателем такой комиссии обычно является руководитель организации или уполномоченное им лицо. Состав инвентаризационной комиссии не должен изменяться до окончания проведения инвентаризации. В исключительных случаях замена членов комиссии производится на основании приказа руководителя организации. В салонах красоты для проведения таких работ лучше привлекать сотрудника, который хорошо знает товар (например, администратор, менеджер), и любого другого ответственного сотрудника, не связанного с этим товаром, не заинтересованного в результатах (например, бухгалтер или «непрофильный» мастер). Работая «в связке», такие члены инвентаризационной комиссии быстрее и точнее произведут пересчет. Функция председателя заключается в наблюдении за правильностью подсчета и внесения данных в инвентаризационные ведомости. В случае если будут замечены нарушения правил проведения инвентаризации, председатель комиссии вправе назначить повторную проверку. Отсутствие хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов недействительными. Члены инвентаризационной комиссии, которые вносят в инвентаризационные ведомости заведомо неверную информацию о фактических остатках с целью скрытия недостач и растрат или излишков, привлекаются к ответственности в установленном законом порядке. До начала инвентаризации необходимо закончить все операции, связанные с движением товара (внесение данных о принятии и отпуске товара в программу учета, возврат поставщикам, списание брака, прекращение любого перемещения товара и т.д.). Инвентаризационная комиссия должна получить учетные остатки материальных ценностей или денежных средств на начало проведения инвентаризации. С материально ответственных работников берут расписки в том, что поступившие товары оприходованы, отпущенные — списаны и все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию. Возможна ситуация, когда впоследствии выясняется, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных с движением товарно-материальных ценностей, не была своевременно передана в бухгалтерию. Следовательно, эти документы не были учтены при расчете остатков. В этой ситуации необходимо взять у виновных лиц письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверить подлинность представленных документов. Такие документы приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при подведении итогов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения законодательством не предусмотрены. Однако руководитель может применить к виновным лицам меры, установленные за ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей.

Этап 2. Проверка фактических остатков

Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Наличие остатков при инвентаризации определяется путем физического пересчета или взвешивания. Следует отметить, что порядок проведения инвентаризации материально_производственных запасов регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. Данные по остаткам вносятся в инвентаризационные ведомости или протоколы (форма ИНВ-3).

Совершите все возможные отгрузки до начала физической инвентаризации: если товар будет отгружен, то его не придется подсчитывать. По опыту могу сказать, что более верные данные получаются при «географическом» методе проверки. То есть товар пересчитывается в том помещении, где он находится. Если таких помещений несколько, то пересчет ведется последовательно, от одного места к другому. Помещение лучше разделить на зоны и вести подсчеты «от стенки к стенке». В этом случае допускается меньше ошибок. Не перемещайте лежащую не на своем месте продукцию во время инвентаризации: в этом случае есть риск, что она будет сосчитана дважды или вовсе упущена. Отмечайте лежащую не на своем месте продукцию там, где она находится, но данные вносите в отдельный протокол с пометкой, что продукцию необходимо переместить после завершения инвентаризации. Не выполняйте заказов и не осуществляйте прием товаров во время инвентаризации: очень сложно попасть в движущуюся цель. Конечно, во время инвентаризации кому-то из покупателей может срочно что-то понадобиться. В этом случае можно выполнить небольшой заказ и данные о нем следует отразить так:

  • если участок с продукцией инвентаризирован до отгрузки товара, то не придется ничего корректировать, а этот заказ необходимо будет учесть после завершения инвентаризации;
  • если заказ был выполнен до инвентаризации соответствующего участка, тогда нужна корректировка. Взятое количество должно быть прибавлено. Это обеспечит правильность данных при подведении итогов.

В ходе инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в протоколах. В этом случае они должны немедленно заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия проверяет этот факт и в случае его подтверждения устраняет выявленные ошибки. Ошибочные записи исправляются в соответствии с правилами бухгалтерского учета: неправильные зачеркиваются, а над ними проставляется правильное значение. Исправления должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии. В незаполненных строчках следует ставить прочерки.

Товары заносят в протокол по каждому отдельному наименованию с указанием артикула и количества. Хочу обратить особое внимание на единицы учета товара, используемого в салонах красоты. Как правило, учет ведется в нескольких единицах. Поэтому для проведения инвентаризации рекомендую использовать отдельные ведомости для штучного товара (единица учета — штука) и для объемного (единица учета — литры или миллилитры). Также отдельные ведомости нужно составлять на товар, который находится на реализации (форма ИНВ-5).

Информацию по основным средствам записывают в специальную ведомость (форма ИНВ-1). В этой ведомости должно быть указано прямое назначение этих средств. Причем если основное средство было реконструировано, модернизировано или переоборудовано, после чего изменилось его назначение, то в ведомости указывается его новое назначение. Если протокол составляется на нескольких страницах, то они должны быть обязательно пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них. Протоколы обязательно должны подписать все члены инвентаризационной комиссии. Правильное оформление документов позволит избежать как мелких недоразумений, так и крупных неприятностей.


Этап 3. Подведение итогов

 

Заключительным этапом проведения инвентаризации является сравнение фактических остатков, выявленных при проверке, с учтенными остатками. Инвентаризационные протоколы передаются в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета. На основании этих данных составляются сличительные ведомости (форма ИНВ-19) в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а другой — у материально ответственного сотрудника. При составлении сличительных ведомостей рекомендую еще раз просмотреть отчеты о несоответствиях. Ошибки могут появиться по причинам, не связанным с подсчетом, например:

  • ошибки ввода данных в компьютер;
  • неправильные единицы измерения в компьютерных данных (какой-то товар может подсчитываться штучно, а учет ведется в других единицах).

Если такие ошибки были выявлены, то необходимо обновить данные и составить ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26). В нее заносятся все обнаруженные излишки и недостачи. На основании этой ведомости, а также протоколов инвентаризации и сличительных ведомостей бухгалтерия отражает результаты инвентаризации в бухгалтерском и налоговом учете.

Нужно сказать, что результатом инвентаризации может быть как недостача продукции, так и ее переизбыток, излишки (последнее, разумеется, встречается гораздо реже).

В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ и пунктом 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности излишки приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма относится на увеличение доходов. Недостача списывается на виновных лиц, а при невозможности установления виновных лиц — на убытки.

В некоторых случаях можно покрыть недостачу излишками аналогичных материальных ценностей (пересортица). Взаимозачет излишков и недостач при пересортице разрешен лишь в исключительных случаях: в одном проверяемом периоде, у одного материально ответственного лица и по одному наименованию. Например, вы столкнулись с тем, что в недостаче фигурируют укладочные средства для волос одной степени фиксации, а в переизбытке — аналогичные средства другой степени фиксации, причем стоимость убытка и излишка совпадает. Материально ответственные лица должны предоставить объяснительную о допущенной пересортице. В этом случае в сличительной ведомости отражается зачет, то есть указывается сумма недостач, покрытая излишками. Однако если в недостаче фигурируют, например, средства для ухода за волосами, а в излишках — косметическая продукция, то очевидно, что отнести такие результаты инвентаризации к пересортице невозможно.

Кстати, обращаю ваше внимание на то, что если с недостачей, не подтвержденной документально, всё понятно (это или хищение материально ответственным лицом, или халатность, проявленная им в контроле за хранением или движением товара), то и радоваться излишкам также не стоит. Излишки появляются либо при неверном (халатном) учете (например, не внесена накладная), либо при намеренном хищении (например, администратор выставляет в магазин товар, не принадлежащий компании, и реализует его клиентам сам, нарушая правила ведения кассовых операций (грубо говоря, не пробивая чек на товар или пробивая его на другую, менее дорогостоящую позицию).

Проведение инвентаризации — важнейшая функция учета. По опыту могу сказать, что инвентаризация раз в год — это учет того, что произошло «вчера», и ее результаты — скорее бухгалтерский учет, но не управленческий. Что вы будете делать с полученной недостачей? С кого вы ее удержите и как? И какое бы ни было при этом решение по фирме, все участники процесса понимают, что борются со следствием, но не с причиной…

Даже если предположить, что в результате инвентаризации данные обо всех товарах уточнились (смелое предположение для многих салонов красоты), то как долго они будут оставаться точными? Месяц? Два месяца? Полгода? Какая часть данных о наличных запасах будет верной через 11 месяцев после проведения инвентаризации?

Чтобы хорошая система учета полностью реализовала себя, обычно необходима как минимум 97-процентная точность данных на каждый день года. Это означает, что количество фактического товара должно отличаться не более чем на 3% от учетного. Как же добиться таких результатов? Решение здесь только одно — проведение текущих инвентаризаций. Текущие инвентаризации проводятся без остановки рабочего процесса. Большая часть таких инвентаризаций проводится в плановом порядке по графику, другие — по мере необходимости, так называемые выборочные инвентаризации. Склад необходимо «причесывать» регулярно: и вдоль, и поперек, и наискосок. И неплохо, если результаты таких инвентаризаций будут пристально контролироваться и мотивационная схема персонала будет зависеть от их итогов. Опыт показывает, что чем чаще принимается и расходуется товар, тем менее точными оказываются данные о его фактическом наличии. В салонах красоты предметом пристального внимания должны стать красители для волос. Краска используется чаще другой косметики, и в учете именно этой группы товара возникают ошибки, связанные с путаницей номеров (или артикулов). Поэтому проводить инвентаризацию красителей рекомендую не реже чем 1 раз в месяц. Особого внимания также заслуживает и дорогая косметика. В этой группе товаров не так много наименований, и ее можно пересчитывать буквально каждый день, да и любой руководитель захочет иметь 100-процентную точность учета дорогого косметического продукта. Поэтому необходимо провести ранжирование товара по категориям: часто используемая и дорогая продукция. По этим группам товаров надо проводить текущие инвентаризации, не дожидаясь окончания года.

Другими словами, при методе ранжирования товары, к которым чаще всего обращаются, или те, которые обеспечивают наибольший денежный оборот, пересчитываются чаще других. Хоть метод ранжирования и не так эффективен в поиске затерявшейся продукции, зато он обеспечивает более высокую точность данных. Для проведения текущих инвентаризаций можно использовать и «географический» метод. Следствием систематической проверки содержимого всех шкафов и полок является обнаружение положенной не на свое место или утерянной продукции. Этот метод работает только в том случае, если продукция не перемещается с места на место. Инвентаризацию по «географическому» принципу старайтесь проводить хотя бы четыре раза в год. Особенно хорош этот метод для проведения годовой инвентаризации. Некоторые руководители салонов красоты проводят внезапные инвентаризации. Этот метод хорош для проверки честности персонала, так как позволяет застать врасплох нерадивых материально ответственных лиц, но он не может выявить всех проблем, связанных с учетом материальных ценностей. Внезапные проверки должны проводиться в первую очередь у вновь принятых на работу лиц или при установлении фактов нарушения правил использования или реализации товаров.

И в заключение еще одна рекомендация. При проведении годовой инвентаризации не поленитесь и проверьте техпаспорта, техническую документацию и другие разрешительные документы на салонное оборудование. В проверке также нуждаются и сертификаты на продукцию. Ассортимент используемых в салонах косметических средств постоянно меняется, да и сертификаты на косметику имеют очень ограниченный срок действия. Пересчитывая товар во время очередной инвентаризации, уделите внимание и срокам годности. Это позволит вам избежать штрафов во время визита проверяющих органов и недовольства клиентов, купивших (не дай бог) просроченную продукцию в вашем салоне.

Итак, вы провели инвентаризацию с учетом всех правил и рекомендаций. Обновили данные о своих запасах. Соберите всех участников и обсудите результаты. Зафиксируйте все предложения и просмотрите их, когда придет время готовиться к следующей!

Поделитесь статьей в социальных сетях:

Поделиться в twitter
Twitter
Поделиться в vk
VK
Поделиться в odnoklassniki
OK
Поделиться в telegram
Telegram

Читайте также:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *